Employee Self Service Beratung ─ Autonomie und Transparenz für Mitarbeiter:innen
Sicher kennen Sie das Prinzip der Selbstbedienung: An der Supermarktkasse können Sie eigens Ihre Einkäufe scannen und per Karte bezahlen, am Flughafen führen Sie den Check-In selbstständig durch, und auch durch Online-Banking liegt es an uns selbst, Überweisungen oder auch Daueraufträge einzurichten. Ein Prinzip, das auch im HR-Bereich funktioniert. Gemeint ist der Employee Self Service (ESS). In diesem Fall verwalten Mitarbeiter:innen eines Unternehmens sich einfach selbst. Das bringt nicht nur eine enorme Entlastung für die Personal- und Buchhaltungsabteilungen, sondern schafft zudem Transparenz und Autonomie für Mitarbeiter.
Als Bestandteil von automatisierten Prozessen und begleitet von professioneller Beratung kann ESS einen großen Teil dazu beitragen, dass die Personalverantwortlichen ihren Fokus auf strategische Prozesse zur Mitarbeiterbindung oder die Suche nach neuen Talenten richten können. Denn durch einen etablierten Employee Self Service können Mitarbeiter:innen ihre Daten selbst pflegen, dazu gehören Urlaubs- oder Fehltage sowie Daten zu Geschäftsreisen. Das bringt Entlastung für die HR-Abteilung, die sonst einen erheblichen Zeitaufwand für diese administrativen Aufgaben hätte.
Kostenersparnis durch Selbstverwaltung
Dieser Zeitaufwand ist nicht zu verachten, es geht dabei nämlich nicht nur um Datenpflege allein. Oft werden die Personalabteilungen kontaktiert, wenn Informationen zu Urlaubstagen oder dem Überstundenkonto benötigt werden, oder weil sich persönliche Daten geändert haben, beispielsweise, wenn nach einer Hochzeit der Name geändert werden soll oder es eine interne Versetzung gab und sich die dazugehörigen Daten geändert haben. Studien zufolge verbringen Personalabteilungen 50 Prozent und mehr ihrer Arbeitszeit mit allgemeinen und häufig gestellten Fragen, die Kernaufgaben ─ Mitarbeiterbindung, Talent Akquisition sowie die Optimierung von internen Personalprozessen ─ kommt oft zu kurz. Employee Self Service kann dem entgegenwirken, da ein großes Maß an Verwaltungsaufwand von den Mitarbeiter:innen selbst übernommen wird. Voraussetzung dafür ist die passende Software, die es ermöglicht, jederzeit und von überall auf die Daten zuzugreifen. Völlig unabhängig von Öffnungszeiten und Wochentagen und erreichbar vom heimischen PC, mobilen Endgeräten oder direkt aus dem Büronetzwerk.
Was effiziente Employee Self Service-Lösungen leisten
Wenn sich ein Unternehmen dazu entscheidet, eine Employee Self Service-Lösung einzuführen, gibt es verschiedene Dinge zu beachten, damit sie effizient und effektiv angewendet wird. Insbesondere was den Funktionsrahmen angeht. Die häufigste und gängigste ESS-Lösung ist eine web-basierte oder mobile Anwendung, die Zugriff auf eine zentrale Datenbank ermöglicht. Durch ein cleveres Rechtemanagement können Administratoren jedem Mitarbeiter Zugriff auf dessen relevante Daten geben. Alle, also der einzelne Mitarbeiter oder die einzelne Mitarbeiterin, das Team der Personalabteilung sowie der Administrator sehen nur die Daten, die ihn oder sie betreffen. Dadurch sind die Daten sicher und vor Zugriffen Unbefugter geschützt.
Neben einer zuverlässigen Rechteverwaltung sollte bei den Funktionen auf Folgendes geachtet werden:
- Komfortabler Zugriff: Alle Mitarbeiter:innen können bequem und einfach auf die Datenbank zugreifen, sei es vom heimischen PC aus, dem eigenen Arbeitsplatz oder über Smartphones und Tablets. So erhalten Mitarbeiter:innen einen transparenten Überblick über ihre Daten. Der Zugriff ist außerdem jederzeit möglich ─ auch wenn die HR-Abteilung bereits im Feierabend ist.
- Einfaches Einreichen von Anfragen und Anträgen: Fragen zu Überstunden, Urlaubstagen oder ähnlichem erfolgen mit nur wenigen Klicks. Auch die Reisekostenabrechnung, Urlaubsplanung und das Beantragen freier Tage kann direkt in der Anwendung erfolgen.
- Flexible Benachrichtigungen: Alle Mitarbeiter:innen können selbst einstellen, zu welchen Themen sie durch die Anwendung benachrichtigt werden möchten, beispielsweise bei Genehmigung von Urlauben oder einem bevorstehenden Firmenjubiläum.
- Kontrolle der gemachten Angaben: Clevere Systeme können unrealistische Stundenbuchungen oder Angaben zur Arbeitszeit sowie nicht autorisierte Überstunden identifizieren. Dies unterstützt vor allem Manager:innen und Vorgesetzte.
- Unkomplizierter Datentransfer: Ein Mitarbeiter wechselt in eine andere Abteilung. Mit nur wenigen Klicks und geringem Arbeitsaufwand lassen sich die Daten übertragen.
Ein weiterer, vorteilhafter Aspekt ist die Reduzierung von Fehlern und der eventuell damit verbundenen Kosten, die durch eine Datenpflege durch Dritte entstehen können. Da jeder Mitarbeiter selbst die Möglichkeit hat, seine Daten zu pflegen, reduziert er damit einen möglichen Doppelaufwand und mehrfaches Überprüfen durch Dritte.
Um Missverständnissen vorzubeugen: Bei einer Employee Self Service-Lösung und Beratung geht es nicht darum, die Personalabteilung abzuschaffen, sondern sie zu entlasten, damit sie mehr Zeit hat, ihren Hauptaufgaben nachzugehen. Es ist wichtig, dass die ESS-Prozesse die HR-Abteilungen wirksam unterstützen und so für mehr Freitraum für die strategischen Projekte, die im Personalbereich des Unternehmens anfallen, sorgen. Eine Win-Win-Situation sozusagen, denn so können sich die HR-Teams besser und vor allem ohne Unterbrechung auf die Aufgaben konzentrieren, die in einen nachhaltigen Unternehmenserfolg einzahlen.
Employee Self Service ist eine wirksame Methode, um die Personalabteilung zu entlasten.
Das schafft mehr Zeit für die Kernaufgaben der HR-Teams, wodurch dieses sich der strategischen Mitarbeiterbetreuung im Unternehmen widmen kann. Auch die Mitarbeiter:innen gewinnen bei dieser Lösung: Transparenz, Autonomie und mehr Eigenverantwortung.
