Onboarding-Prozess Beratung
Ein:e neue Mitarbeiter:in ist gefunden: Er oder sie hat sich gegen andere qualifizierte Bewerber:innen durchgesetzt, die Chemie stimmt und die Motivation zur Zusammenarbeit auf beiden Seiten ─ sowohl auf Arbeitgeber- als auch auf Arbeitnehmerseite ─ ist groß. Jetzt gilt es für Unternehmen, den positiven Eindruck aus dem Bewerbungsprozess aufrecht zu erhalten und die Erwartungen der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters in der Probezeit zu erfüllen. Denn hier scheitert Statistiken zufolge fast jedes fünfte Arbeitsverhältnis. Ein häufiger Grund: Der neue Mitarbeiter fühlt sich mit seinen neuen Aufgaben alleingelassen und die Eingliederung in das Unternehmen oder das Team hat nicht reibungslos funktioniert. Dies zeigt, wie wichtig ein durchdachter und reibungsloser Onboarding-Prozess und eine professionelle Beratung in Unternehmen ist.
Die Eingliederung eines neuen Mitarbeiters sollte nicht unterschätzt werden. Schließlich sind motivierte und hochqualifizierte Mitarbeiter der „Motor“ jedes Unternehmens. Sie sorgen für einen nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg und tragen die Überlebensfähigkeit und das Wachstum des Unternehmens mit. Solch eine starke Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung ist nur durch ein strategisches Humankapital Management zu erreichen. Ein Onboarding-Prozess schafft die ersten Voraussetzungen für eine langfristige Bindung des Mitarbeiters an das Unternehmen. Denn fühlt sich ein Mitarbeiter vom ersten Tag an integriert und wertgeschätzt, stehen die Chancen gut, dass er motiviert bei der Sache bleibt. Mit einer strukturierten Planung im Voraus lässt sich diese kritische Phase souverän bewältigen.
Onboarding in fünf Schritten
Ein zielführender Onboarding-Prozess gliedert sich in fünf Schritte: die Zeit vor Arbeitsbeginn des neuen Mitarbeiters, der erste Arbeitstag und die erste Woche sowie die ersten zwei Monate im Unternehmen. In jedem Schritt geht das darum, den neuen Kollegen bestmöglich mit allen relevanten Informationen zu versorgen, die er in der entsprechenden Phase benötigt. Selbstverständlich sollte auch die Integration in bestehende Teams nicht zu kurz kommen, damit der neue Kollege oder die neue Kollegin sich jederzeit willkommen fühlt.
Schritt 1: Vor dem ersten Arbeitstag
Hier geht es vor allem um interne Vorbereitungen. In der Regel sind vor dem ersten Arbeitstag alle Formalitäten geklärt, das heißt der Arbeitsvertrag ist unterschrieben und liegt der Personalabteilung vor. Die Kollegen im Unternehmen werden auf den Neuankömmling vorbereitet und die entsprechenden Aufgaben verteilt: Wer richtet dem Kollegen den Arbeitsplatz ein und kümmert sich um Technik, Lizenzen und Zugangsdaten? Wer erklärt welchen Aufgabenbereich? Wo kann der Mitarbeiterausweis oder der Schlüssel abgeholt werden? Und wer gibt dem neuen Team-Mitglied einen Überblick über Arbeitsabläufe und Organisatorisches? Hier besteht oft Beratungsbedarf.
Bleiben der Personalverantwortliche und der neue Kollege noch vor Tag 1 in Kontakt, beispielsweise, um den Tagesablauf und die Einarbeitung zu klären, kann sich dies ebenfalls positiv auf die Motivation auswirken. Ebenso wie ein kleines Willkommenspräsent.
Schritt 2: Am ersten Arbeitstag
Am ersten Tag steht das offizielle Onboarding an, an dem der neue Mitarbeiter alle wichtigen Informationen zum Unternehmen, dem Firmenalltag und seinem neuen Team erhält. Im Idealfall erfolgt dies in kleinen Etappen, damit der neue Kollege sich nicht gleich überfordert fühlt. Der persönliche Kontakt sollte jedoch nicht zu kurz kommen. Ein Rundgang durch die Abteilung sowie ein persönliches Vorstellen der Kollegen gehört genauso dazu wie der Hinweis, wo die Kaffeemaschine und Büromaterial zu finden sind. Ein persönliches Willkommensschreiben der Führungskraft oder des Geschäftsführers stärken die Beziehung zwischen Mitarbeiter und Unternehmen bereits von Beginn an, denn es zeigt: „Sie sind uns wichtig, wir heißen Sie herzlich willkommen!“ Ein gemeinsames Mittagessen erleichtert das gegenseitige Kennenlernen des neuen Teams, da oft im laufenden Betrieb des Arbeitstages die Zeit dafür fehlt.
Schritt 3: Der Onboarding-Prozess während der ersten Arbeitswoche
In der ersten Woche beginnt die Einarbeitung. Die erhaltenen Informationen werden angewendet, erste kleine Aufgaben übernommen. Ziel ist es, den neuen Mitarbeiter mit allen Tools und Arbeitsabläufen vertraut zu machen, die für seine Projekte erforderlich sind. In dieser Phase kommuniziert der direkte Vorgesetzte, was von dem neuen Mitarbeiter erwartet wird und welche Rolle er im Team einnimmt. Dies gibt dem Neuling ein Gefühl dafür, wie er ins Unternehmen passt.
Schritt 4: Beratung und Klärung offener Fragen
Nach der ersten Arbeitswoche gibt es bestimmt noch Klärungsbedarf in den verschiedenen internen Bereichen, sei es zu den Arbeitszeiten, möglichem Home-Office oder wie der Urlaub im Unternehmen geregelt wird. Es ist nicht ungewöhnlich, dem neuen Kollegen erste Ziele zu setzen, die innerhalb des ersten Monats erreicht werden sollen. Dies erleichtert ihm zudem die Einarbeitung, da er so fokussiert seinen Aufgabenbereich erschließen kann. Gemeinsame Termine mit dem Team wie eine Mittagspause oder andere Aktionen festigen die Kontakte und die Beziehung zu den Kollegen und Ansprechpartnern. Besonders positiv wird von vielen neuen Mitarbeitern wahrgenommen, wenn der Vorgesetzte fragt, wie es dem neuen Teammitglied gefällt. Das zeigt Interesse an dem Mitarbeiter und vermittelt ihm das Gefühl, dass er ernst genommen wird.
Schritt 5: Ein Fazit nach ein oder zwei Monaten
Der Vorgesetzte bittet um ein ehrliches Fazit der letzten Wochen. Jetzt zeigt sich, ob die positiven Erwartungen aus dem Bewerbungsgespräch erfüllt wurden und somit die im Onboarding-Prozess ergriffenen Maßnahmen erfolgreich waren. Wohlbefinden und fachliches Wissen stehen deutlich im Fokus. Vielleicht gibt es Optimierungsvorschläge zu verschiedenen Abläufen und Themen. Offenes und ehrliches Feedback von beiden Seiten hilft, Ansatzpunkte für Verbesserungen, Möglichkeiten der Beratung und Grundlagen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit von Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu schaffen.
Einen Onboarding-Prozess zu entwickeln lohnt sich
Onboarding-Prozesse müssen gut vorbereitet werden. Sicherlich sind sie auch zeitintensiv, doch die investierte Zeit bedeutet gleichwohl eine Investition in die Zukunft des Unternehmens. Denn wer noch vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters alles daransetzt, dass die Einarbeitung in den Aufgabenbereich sowie die Integration in das Team erfolgreich sind, bindet einen motivierten und hochqualifizierten Mitarbeiter an das Unternehmen. Mitarbeiter, die sich wertgeschätzt fühlen und sich mit ihrem Arbeitgeber identifizieren, treiben Projekte täglich motiviert und eigeninitiativ voran. Und das ist ein wichtiger Schritt in Richtung nachhaltigem Unternehmenserfolg und Wachstum.
Strategische Onboarding-Prozesse sind die Basis für erfolgreiches Humankapital Management.
Aufgabe einer zukunftsorientierten Personalarbeit ist es, den Arbeitgeber für potenzielle neue Fachkräfte möglichst attraktiv zu präsentieren. Dies beginnt bereits mit der Stellenausschreibung. Wertschätzung ist dabei ein wichtiger Baustein, der stets Bestandteil des Bewerbungsprozesses, der Einarbeitung und des daraus resultierenden Arbeitsverhältnisses sein sollte.
