Fünf-Phasen-Modell
Vorbereitung
Als Ergebnis dieses Prozesses werden die Gründe für die Projektbearbeitung, die zu liefernden Ergebnisse bzw. Projektziele und eventuelle Einschränkungen sowie Rahmenbedingungen festgestellt. Darüber hinaus wird die Vorgehensweise zur Erreichung des Projektzieles beschrieben und eine erste Betrachtung der Risiken und Qualitätsanforderungen sowie eine Abschätzung der Wirtschaftlichkeit vorgenommen.
Neben der Bestimmung des Projekt-Umfanges (Scope), ist im Vorfeld i.d.R. zu klären, ob es interne oder externe Rahmenbedingungen zu beachten gibt, die das Prozessergebnis beeinflussen. Ferner sollte klar sein, ob sämtliche Prozesse automatisiert werden sollen oder lediglich Teilbereiche. Wichtiges Thema ist in diesem Kontext naturgemäß die DSGVO-Compliance, bzw. die Einhaltung der unternehmensinternen Richtlinien und Anforderungen an die Datenintegrität und -sicherheit.
Planung – Erstellen des Projektplans
Die Planungsphase beinhaltet die weitere Konkretisierung und Detaillierung der Überlegungen in der Vorprojektphase. Ziel ist die Erstellung eines detaillierten Projektplans, der die wichtigsten Produkte / Ergebnisse, Aktivitäten und Ressourcen des Projekts aufzeigt und beschreibt, wie und wann die Projektziele realisiert werden sollen.
Auf der Basis des in der Vorbereitungsphase erarbeiteten Vorgehens werden Entscheidungen getroffen, wann, von wem und in welcher Reihenfolge und Qualität definierte Aktivitäten zur Projektzielerreichung durchgeführt werden sollen. Hier erfolgt auch auch die Festlegung der zu untersuchenden Zielgrößen oder Key Performance Indicators (KPI), am Beispiel HCM beispielsweise „Time-to-Hire“ (TTH), Cost-of-Hire (COH), Fluktuationsrate, Mitarbeiterbindung (Beschäftigungsdauer, Zufriedenheit), etc. Darüber hinaus werden die zur Projektbearbeitung benötigten Ressourcen und die entsprechenden Kosten geplant, Risiken bewertet und ein Kommunikationsplan erstellt.
Ein zentrales Planungsinstrument und Hauptbestandteil des Projektplanes ist hierbei der Projektstrukturplan, der das Projekt strukturiert, in kontrollierbare Teilprojekte und Arbeitspakete unterteilt und die Basis für die Termin-, Zeit- und Kostenplanung darstellt.
Projektdurchführung und -kontrolle
Im Rahmen der Durchführungs- und Kontrollphase übernimmt das Projektcontrolling eine Hauptaufgabe, indem der Projektfortschritt festgestellt wird, mögliche Planabweichungen frühzeitig erkannt und geeignete Gegenmaßnahmen initiiert werden. Zusätzlich zum Projektcontrolling wird ein laufendes Risikomanagement etabliert, das eventuelle Projektrisiken gezielt steuert und Gefahren möglichst vermeidet oder durch die Initiierung angemessener Maßnahmen eindämmt.
In einem engen Zusammenhang mit dem Risikomanagement ist das Änderungsmanagement zu sehen. Hier werden die Auswirkungen evtl. notwendiger Änderungen auf die Kosten-, Termin-, Qualitätsvorgaben untersucht, in die Planungen eingearbeitet und an die Projektbeteiligten kommuniziert.
Die in dieser Phase durchzuführende interne und externe Kommunikation soll grundsätzlich sicherstellen, dass alle Projektbeteiligten in ausreichendem Maße und in regelmäßigen Abständen über den Projektstatus informiert werden. Diese Information kann z.B. in Form von schriftlichen Fortschrittsberichten, Projektsitzungen, Präsentationen oder persönlichen Gesprächen erfolgen. Um Projektverläufe transparent und nachvollziehbar darzustellen, sollten zudem sämtliche Aktivitäten eines Projekts durch die elektronische oder manuelle Ablage projektrelevanter Daten und Unterlagen dokumentiert werden.
Erstellen des Projektabschlussberichts
Charakteristisches Merkmal eines Projektes ist die zeitliche Begrenzung, d.h. es hat einen definierten Anfang und ein definiertes Ende. Der Projektabschluss erfolgt typischerweise, wenn alle Anforderungen an das Projekt erfüllt wurden oder das Projekt vorzeitig abgebrochen wird. Auf der Grundlage der Projektdokumentation wird ein Projektabschlussbericht erstellt, der die Projektbeschreibung beinhaltet, die erzielten Projektergebnisse zusammenfasst und eventuell identifizierte Projektfolgeaktionen sowie mögliche Verbesserungsmöglichkeiten für Folgeprojekte benennt.
Mit Unterzeichnung des Projektabschlussberichts bestätigt der Auftraggeber die Projektzielerreichung, insbesondere in Bezug auf die Kriterien Kosten, Zeit und Qualität. Er entlastet somit formell das Projektteam und es erfolgt daraufhin die Auflösung der Projektorganisation.
Projektorganisation und Projektrollen
Neben der Strukturierung des Projekts in Phasen und einem sinnvollen Einsatz der jeweiligen Werkzeuge hängt der Projekterfolg auch erheblich von der Projektorganisation ab. Rollen im Projekt sind primär der Auftraggeber, der Projektleiter und das Projektteam. In Abhängigkeit von der Komplexität des Projektes und spezifischer Erfordernisse kann eine Erweiterung um Kontroll- und Entscheidungsgremien vorgenommen werden.
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